Escat

Escat : site pilote pour l'interface entre I'Car DMS et le configurateur SA3 de BMW

Après avoir contribué à la mise en place de l'interface entre I'Car DMS et le configurateur SA3 de BMW, le concessionnaire Escat en a testé l'efficacité. Une phase pilote à l'issue de laquelle le concessionnaire a constaté différents bénéfice.

Concessionnaire BMW à Albi et Rodez, Escat réalise un chiffre d'affaires de 25 millions d'euros et compte 37 collaborateurs. La société, équipée de I'Car DMS depuis 2005, sollicitait le développement d'une interface entre son DMS et le configurateur SA3 du constructeur automobile BMW.
" Si nous étions déjà satisfaits de la convivialité et des fonctionnalités avancées proposées par I'Car DMS, cette interface nous était indispensable pour améliorer nos processus de gestion, explique le concessionnaire Jean-François Escat. Raison pour laquelle, lorsque nous avons été sollicités pour contribuer au développement de cette interface et pour en être le site pilote, nous avons accepté avec enthousiasme ! ".

Un travail d'équipe pour une interface bénéfique aux concessionnaires BMW

La première étape de ce projet fut de monter une équipe composée des dirigeants de Escat, du responsable informatique et du responsable SA3 de BMW ainsi que des représentants de la Direction Produits I'Car Systems.
Après une phase de concertation entre Escat, I'Car Systems et BMW, les différentes équipes se sont mises au travail pour répondre aux besoins des uns tout en tenant compte des contraintes, notamment techniques, des autres.
" Nous avons commencé par réaliser ensemble un état des lieux de nos processus de facturation, de manière à bien définir nos besoins, explique Antoine Ruiz, Directeur Commercial d'Escat. Une démarche nécessaire, pendant laquelle nous avons pu apprécier l'écoute de nos différents interlocuteurs, soucieux de répondre à l'ensemble de nos attentes en termes de fonctionnalités ".

Des besoins d'automatismes

Créer une passerelle technique entre I'Car DMS et SA3 n'était pas, dans le cadre de ce projet, une fin en soi. Escat attendait en effet beaucoup plus de cette interface. " Nous souhaitions notamment que I'Car DMS puisse reprendre directement en facturation l'ensemble des données saisies lors de la prise de commande, ajoute Antoine Ruiz. Nous entendions également que, dès lors qu'une offre est faite dans SA3, cela génère une action de rappel obligatoire dans l'agenda des vendeurs. Enfin, nous voulions que I'Car DMS reprenne automatiquement les codes des nouveaux modèles de véhicules du configurateur SA3 ".

Optimisation des prises de commandes

Une fois ces différentes demandes prises en compte et l'interface opérationnelle, Escat constate après trois semaines d'utilisation seulement, des bénéfices tangibles.
" Les créations d'actions dans les agendas de nos vendeurs fonctionnent bien, ce qui leur permet de relancer leurs clients et de conclure plus rapidement leurs ventes, indique Antoine Ruiz. De même, tous les codes des nouveaux modèles de véhicules proposés dans le configurateur SA3 sont automatiquement repris dans I'Car DMS. Nos assistantes, qui n'ont plus de ressaisies à faire, gagnent un temps précieux ". La création de cette interface permet également aux chefs des ventes d'animer tous les contacts générés par SA3.
" Désormais, toutes les affaires en cours sont suivies par le chef de vente via le Portefeuille opérations, ajoute Antoine Ruiz. C'est un véritable outil d'aide au management, qui permet de suivre et de relancer chaque contact et de ne plus passer à côté d'opportunités de vente ".

Accélération et sécurisation des processus de facturation

L'interface entre SA3 et I'Car DMS permet enfin d'optimiser, de fiabiliser et d'améliorer le suivi de toute la chaine de facturation. " Dès que le véhicule est configuré dans SA3 et la commande saisie, elle passe automatiquement en facturation dans I'Car DMS, explique Antoine Ruiz. Une procédure d'autant plus appréciable que cette intégration comptable prend également en compte toutes les options particulières, tels que l'arrondi de TVA ". Une fois encore, cette automatisation génère de nouveaux gains de temps pour les assistantes commerciale et permet d'éviter les erreurs de ressaisie. " Désormais, nous pouvons également supprimer la reprise d'un véhicule d'une facture de vente, ajoute Antoine Ruiz. Une dissociation qui était indispensable, notamment lorsque le nom de l'acheteur est différent de celui à qui nous reprenons la voiture. Notre comptabilité est ainsi plus juste ".

EN BREF

• Automatisation des processus de commandes et de facturation
• Amélioration du suivi commercial
• Optimisation et fiabilisation des procédures comptables

    Chiffres clés
  • Activités concessionnaire BMW
  • Implantations Albi et Rodez
  • Effectifs 37 collaborateurs
    Logiciel utilisé

    I'Car DMS